Transparenz- und Informationspflichten nach DSGVO

Gilt für Hinweisgebende, sowie sonstige am Sachverhalt beteiligte Personen im Rahmen des Hinweisgebersystems

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die teilnehmenden Unternehmen der Horst Brandstätter Gruppe und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

1. Verantwortliche Stelle/Datenschutz

2. Kategorien/Herkunft der Daten

Wenn Sie eine Meldung über unser Hinweisgebersystem machen, werden die Ihrerseits angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet, um Ihren Hinweis bearbeiten und gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen zu können. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, anonyme Meldungen durchzuführen. Welche personenbezogenen Daten demnach verarbeitet werden, hängt vom Inhalt Ihrer Meldung ab.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Falle, dass Sie eine beschuldigte oder sonstige am Sachverhalt beteiligte Person sind verarbeiten, um die über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Welche Daten hierbei verarbeitet werden, kommt im Einzelfall auf die jeweilige konkrete Meldung an und auch darauf, welche Angaben z. B. eine hinweisgebende Person über Sie gemacht hat. Möglicherweise können hierbei beispielsweise folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontaktdaten (etwa private Anschrift, ggf. Mobil-, Festnetznummer, E-Mail-Adresse)
• Stammdaten (Name, Vorname, Namenszusätze, Geburtsdatum)
• Fotos/Video-Aufnahmen
• Zeiterfassungsdaten
• Besondere Arten personenbezogener Daten: z. B. Gesundheitsdaten

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der DS-GVO (in Deutschland zusätzlich des BDSG und aller weiterer rechtlicher Bestimmungen, wie beispielsweise BetrVG, ArbZG etc.) stets eingehalten.

Wenn Sie eine meldende Person sind, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Ihrer freiwilligen Angaben sowie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, lit. c DS-GVO (in Deutschland zusätzlich i.V. m. §10 HinSchG und §8 LkSG) und im Falle, dass Sie bei uns beschäftigt sind, gemäß Art. 88 DS-GVO (in Deutschland zusätzlich i.V. m. § 26 Abs. 2 BDSG). Sofern wir das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen, ohne hierzu gesetzlich verpflichtet zu sein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als betroffene Person, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f, lit. c DS-GVO (in Deutschland auch i.V.m. § 130 OwiG, §10 HinSchG und §8 LkSG). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen und Missständen, welche über das Hinweisgeberportal unseres Unternehmens gemeldet werden. Zudem erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist.

4. Speicherdauer der Daten

Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden diese gelöscht.

5. Empfänger der Daten/Kategorien von Empfängern

In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Bearbeitung des über das Hinweisgebersystem eingereichten Hinweises benötigen.

Die interne Meldestelle wird von atarax übernommen. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter https://www.atarax.de/de/daten... .

In bestimmten Fällen unterstützen uns Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister), bei der Erfüllung unserer Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.

Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere entsprechend zuständigen Fachabteilungen weitergegeben.

Des Weiteren sind wir in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen verpflichtet, bestimmte Informationen an Stellen zu übermitteln, wie z. B.: Ermittlungsbehörden.

6. Drittlandübermittlung/Drittlandübermittlungsabsicht

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.

Im Übrigen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an keinen Dienstleister oder an Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

7. Rechte der betroffenen Personen

Die Rechte für Sie als betroffene Person sind in den Art. 15 – 22 EU-DS-GVO normiert.

Dies umfasst:

• Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO)
• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO)
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO)
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO)
• Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO)
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DS-GVO)

Soweit Sie freiwillig Daten als meldende Person angegeben haben, können Sie die Einwilligung für eine etwaige Datenverarbeitung jederzeit mit Blick auf die Zukunft widerrufen.

Um die Einwilligung zu widerrufen und die übrigen Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: compliance@atarax.de. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben oder eine erteilte Einwilligung widerrufen möchten. Zudem können Sie Beschwerde gegen die Datenverarbeitung bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8. Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

9. Datenverarbeitung auf dieser Webseite

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter: https://www.horst-brandstaetter-group.com/datenschutz