Das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG), welches am 01.01.2023 in Kraft getreten ist, soll Menschenrechte und Umwelt in der globalen Wirtschaft besser schützen.
Um diesen Zielen gerecht zu werden, haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren nach dem § 8 LkSG eingerichtet. So sollen Verstöße gegen das LkSG möglichst vermieden beziehungsweise frühzeitig erkannt werden, um mögliche negative Folgen für Betroffene zu vermeiden.
Über das Beschwerdeverfahren können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte insbesondere Hinweise auf Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten und die damit einhergehenden Risiken geben, auf Wunsch auch anonym.
Zu den menschenrechtlichen Pflichten zählen hier unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und auch das Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes. Zu den umweltbezogenen Aspekten gehören zum einen Stoffe, welche eine Gefährdung von Menschen und Umwelt darstellen und zum anderen Handlungen oder Umstände, die unter Umständen zu Verletzungen von Menschenrechten führen können.
Im Folgenden haben wir durch eine Verfahrensordnung die Meldekanäle, die Zuständigkeiten sowie den genauen Ablauf einer Meldung beschrieben.
Verfahren
Im Folgenden möchten wir den genauen Ablauf einer Meldung darlegen.
1. Eingang des Hinweises
Nach Eingang der Meldung bei der atarax Unternehmensgruppe, die wir als unabhängige Meldestelle zum größtmöglichen Schutz für hinweisgebende Personen und Betroffene eingerichtet haben, erhält die hinweisgebende Person fristgerecht (spätestens innerhalb von 7 Tagen) eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z.B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird. Bei allen übrigen Meldekanälen erfolgt die Eingangsbestätigung durch direkte mündliche Bestätigung (Telefon, persönliches Treffen), per E-Mail (E-Mail Adresse, digitales Hinweisgeberportal bei Kenntnis der E-Mail Adresse) oder Nachricht im Login-Bereich (digitales Hinweisgeberportal).
2. Prüfung, Sachverhaltsaufklärung und Abhilfemaßnahmen
Im Anschluss daran wird die Meldung sorgfältig auf ihre Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen.
Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Verstoß werden gegebenenfalls eine interne Untersuchung sowie möglicherweise weitere entsprechende Folge- bzw. Abhilfemaßnahmen (z.B. Verbesserung interne Prozesse) eingeleitet.
Mit den hinweisgebenden Personen wird, sofern Kontaktmöglichkeiten bestehen, entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten, gegebenenfalls der Sachverhalt erörtert und gemeinsam eine Lösung zur Abhilfe erarbeitet.
Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht (innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung) über den Gang des Verfahrens durch die bearbeitenden Personen der internen Meldestelle über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Folgemaßnahmen (wie etwa interne Nachforschungen oder Ermittlungen) unterrichtet.
Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses, insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet.
Eine Benachteiligung oder Bestrafung der hinweisgebenden Person aufgrund einer Beschwerde über einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß wird grundsätzlich nicht geduldet. Zu diesem Zwecke haben wir insbesondere eine unabhängige Meldestelle und die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, eingerichtet.
Eine Weitergabe mitgeteilter Informationen erfolgt nur an diejenigen Personen, die hiermit zur Bearbeitung der Meldung befasst sein müssen, soweit dies zur Sachverhaltsermittlung zwingend erforderlich ist.
Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.
3. Wirksamkeitskontrolle
Unser Beschwerdeverfahren wird mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.